Política de Relacionamento com Prestadores de Serviços
Blumenau – SC, 04 de novembro de 2024. Versão: 1a.
INTRODUÇÃO
A Ruediger Advogados Associados preza pela excelência, ética e compromisso com os interesses de seus clientes. Para isso, conta com a colaboração de diversos prestadores de serviços, que fornecem produtos ou serviços essenciais para o funcionamento e o desenvolvimento do Escritório.
Esta política tem o objetivo de estabelecer os princípios e diretrizes que devem orientar o relacionamento do Escritório com seus prestadores de serviços, visando garantir a qualidade, a confiança e a segurança dos serviços contratados, bem como o cumprimento das leis, normas e regulamentos aplicáveis.
Para melhor compreensão das diretrizes de nossa organização, sugere-se a verificação do Código de Ética e Conduta, da Política Anticorrupção e Antissuborno e da Política de Privacidade e Proteção de Dados da Ruediger Advogados Associados, que expressam os valores e compromissos do Escritório, alinhados com a ética, integridade e conformidade legal em todas as suas atividades e relações.
OBJETIVO
A presente política visa estabelecer diretrizes claras para a seleção, contratação, gestão e avaliação dos prestadores de serviços da Ruediger Advogados Associados, assegurando que as relações sejam conduzidas com ética, transparência e alinhadas com os valores e objetivos estratégicos de nossa organização.
ABRANGÊNCIA E APLICAÇÃO
Esta política se aplica a todos os sócios, advogados associados, estagiários, empregados, consultores e demais membros integrantes da Ruediger Advogados Associados, que estejam envolvidos direta ou indiretamente no processo de seleção, contratação, gestão e avaliação de prestadores de serviços.
TERMOS E DEFINIÇÕES
Para os fins desta política, consideram-se os seguintes termos e definições:
Prestador de serviços: Pessoa jurídica ou física contratada para fornecer serviços especializados, técnicos ou administrativos à Ruediger Advogados Associados.
Contrato de prestação de serviços: Documento formal que estabelece os termos e condições para a prestação de serviços, incluindo direitos e obrigações das partes envolvidas na contratação.
DIRETRIZES GERAIS
A presente política institui como principais diretrizes:
Transparência e ética: Todos os processos de seleção, contratação, gestão e avaliação de prestadores de serviços devem ser conduzidos de maneira transparente e ética, em conformidade com o Código de Ética e Conduta da Ruediger Advogados Associados, e de acordo com as leis vigentes em todo o território nacional.
Alinhamento estratégico: Os serviços contratados devem estar alinhados com os objetivos estratégicos do Escritório, contribuindo para o fortalecimento de sua imagem e reputação.
Qualidade e eficiência: Será priorizada a contratação de prestadores de serviços que demonstrem qualidade, eficiência e capacidade de inovação na prestação dos serviços objeto de contratação.
Gestão de riscos: Identificar e gerenciar riscos específicos associados a determinados tipos de serviços ou setores, estabelecendo medidas preventivas para mitigar possíveis impactos negativos.
CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS
A seleção de prestadores de serviços será baseada em critérios claros e objetivos, incluindo, mas não se limitando a:
- Qualidade reconhecida no mercado: O prestador de serviços deve possuir certificações, prêmios, referências ou outras evidências que comprovem sua excelência na prestação dos serviços.
- Preço justo: O prestador de serviços deve oferecer um preço compatível com o mercado e com o escopo dos serviços.
- Cumprimento de prazos: O prestador de serviços deve demonstrar pontualidade, agilidade e flexibilidade no cumprimento dos prazos estabelecidos.
- Experiência comprovada: O prestador de serviços deve ter experiência na área de atuação, bem como na prestação de serviços para escritórios de advocacia ou clientes similares.
- Reputação ilibada: O prestador de serviços não deve possuir antecedentes criminais, processos judiciais, administrativos ou arbitrais que possam comprometer sua idoneidade ou a do Escritório.
- Conformidade legal e ética: O prestador de serviços deve estar em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias, sociais e ambientais, bem como aderir às normas éticas e profissionais aplicáveis.
- Alinhamento com os valores do Escritório: O prestador de serviços deve demonstrar respeito, integridade, responsabilidade, comprometimento, inovação e sustentabilidade em suas relações com o Escritório e seus clientes.
- Proteção de dados e confidencialidade: O prestador de serviços deve estar comprometido com a proteção de dados pessoais e confidenciais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as políticas internas do Escritório.
O processo de seleção será pautado pela solicitação de propostas, que devem ser analisadas e comparadas, avaliando as capacidades dos prestadores de serviços selecionados para a fase de orçamentação.
O processo de seleção deverá ser documentado e arquivado, contendo as propostas recebidas, os critérios de avaliação, a justificativa da escolha e a aprovação da contratação.
PROCESSO DE DUE DILIGENCE
Antes da contratação, será conduzido um processo de due diligence para verificar a integridade e a conformidade do prestador de serviços. Este processo incluirá, mas não se limitará a:
- Verificação de antecedentes: Análise de registros públicos e outras fontes para identificar possíveis envolvimentos em atividades ilícitas ou não éticas.
- Análise financeira: Avaliação da saúde financeira do prestador de serviços para assegurar sua capacidade de cumprir com as obrigações contratuais.
- Conformidade legal e regulatória: Verificação do cumprimento das obrigações legais, incluindo licenças, autorizações e certificações necessárias para a prestação dos serviços.
- Referências comerciais: Contato com outros clientes ou parceiros para obter feedback sobre a qualidade dos serviços e a reputação do prestador.
Os resultados da due diligence deverão ser documentados e considerados na decisão final de contratação.
PROCEDIMENTO PARA A CONTRATAÇÃO
A contratação deverá ser realizada com o conhecimento e alinhamento entre os departamentos financeiro e jurídico, seguindo os seguintes critérios internos:
- Formalização de contratos: Todos os serviços contratados pela Ruediger Advogados Associados deverão ser precedidos pela formalização de contrato escrito, revisado e assinado por todas as partes envolvidas.
- Cláusulas obrigatórias: Os contratos deverão incluir cláusulas que assegurem o cumprimento das leis vigentes, confidencialidade, proteção de dados, responsabilidade, qualidade e especificidade do serviço, prazos de entrega, condições de pagamento e penalidades por descumprimento de obrigações.
- Treinamento e sensibilização: Os membros da equipe responsáveis pela contratação deverão participar de treinamentos periódicos para garantir o pleno entendimento desta política e a aplicação correta dos procedimentos estabelecidos.
- Gestão de riscos: Identificar potenciais riscos associados à contratação e implementar medidas preventivas e corretivas conforme necessário.
GESTÃO E MONITORAMENTO DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS
Durante a vigência do contrato, o Escritório deverá:
- Monitoramento de desempenho: Acompanhar regularmente a execução dos serviços para assegurar a conformidade com os termos contratuais e a qualidade esperada.
- Comunicação efetiva: Manter canais abertos de comunicação com os prestadores para resolver prontamente quaisquer questões ou problemas que possam surgir.
- Gestão de mudanças: Qualquer alteração significativa nos serviços contratados deve ser formalmente acordada entre as partes e documentada.
AVALIAÇÃO E AUDITORIA
Todos os prestadores de serviços serão avaliados periodicamente, com base em critérios de desempenho estabelecidos previamente, incluindo qualidade, prazo, custo e atendimento.
A avaliação será realizada pelo responsável pela contratação, com a participação dos demais envolvidos no processo, e deverá ser documentada e arquivada, contendo os resultados, conclusões e recomendações para a continuidade ou não da relação com o prestador de serviços.
Avaliação bidirecional: O Escritório incentivará os prestadores de serviços a fornecerem feedback sobre o relacionamento comercial, visando aprimorar processos e fortalecer a parceria.
A critério da Ruediger Advogados Associados, o departamento responsável poderá realizar auditorias periódicas para garantir o cumprimento desta política e das obrigações contratuais. As auditorias poderão incluir visitas técnicas, entrevistas, análise de documentos, verificação de registros ou outros meios adequados para aferir a qualidade e a conformidade dos serviços prestados.
As auditorias deverão ser documentadas e arquivadas pelo departamento responsável, contendo objetivos, escopo, métodos, achados, conclusões e recomendações para melhoria ou correção dos serviços prestados.
CONFORMIDADE E CONSEQUÊNCIAS
O não cumprimento desta política poderá resultar na rescisão do contrato de prestação de serviços, aplicando-se as penalidades previstas no instrumento contratual firmado entre as partes. A Ruediger Advogados Associados reserva-se o direito de solicitar ressarcimento por eventuais prejuízos ou danos ocasionados pelo prestador de serviços.
Além disso, qualquer violação das leis aplicáveis, especialmente relacionadas a práticas anticorrupção, antissuborno e proteção de dados, poderá implicar em responsabilização legal do prestador de serviços, conforme a legislação vigente.
TREINAMENTO E SENSIBILIZAÇÃO INTERNA
A Ruediger Advogados Associados compromete-se a promover treinamentos periódicos para os membros da equipe envolvidos no processo de contratação, gestão e avaliação de prestadores de serviços. O objetivo é garantir que todos compreendam plenamente esta política e saibam aplicá-la corretamente, assegurando a conformidade com os princípios éticos e legais.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Esta política entra em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho Diretivo do Escritório e deve ser revisada periodicamente, sempre que houver alterações nas leis, normas, políticas ou procedimentos aplicáveis.
Qualquer dúvida, sugestão ou reclamação sobre esta política deve ser encaminhada ao departamento responsável pelo compliance, por meio do canal de ouvidoria disponível no site institucional do Escritório.
REFERÊNCIAS
Para informações adicionais, consulte as seguintes políticas da Ruediger Advogados Associados disponíveis em nosso site institucional:
- Código de Ética e Conduta
- Política Anticorrupção e Antissuborno
- Política de Privacidade e Proteção de Dados
