Aceitação de Clientes, Matérias e Terceiros — documento integral

Programa de Integridade · diretrizes · documento integral

Identificação do documento

• Naturezas cobertasObrigação; Boa prática; Condicional
• ResponsáveisRE; SM; RI
• POPs vinculadosPOP-001; POP-008; POP-010
• ControlesCTL-004-01; CTL-004-02

Texto de referência do programa — agosto de 2026.

Nesta página

• Identificação do documento
• 1. Objetivo
• 2. Escopo
• 3. Definições
• 4. Responsabilidades
• 5. Regras operacionais
• 6. Vedações
• 7. Fluxo, pontos de controle e exceções
• 8. Registros e evidências
• 9. Indicadores e teste
• 10. Retenção, revisão e fontes

1. Objetivo

Assegurar que clientes, matérias, fornecedores, correspondentes e demais terceiros somente sejam aceitos após identificação, verificação de conflito, avaliação proporcional de integridade, capacidade, privacidade e condições de relacionamento.

2. Escopo

• Contatos iniciais
• Clientes
• Partes
• Afiliadas
• Beneficiários relevantes
• Ex-clientes
• Matérias
• Fornecedores
• Correspondentes
• Intermediários
• Operadores de dados

Nota de aplicabilidade — A profundidade varia por papel e risco. Decisões profissionais dependem dos fatos e normas atuais; consentimento não sana conflito insanável e sinal de alerta não produz rejeição automática.

3. Definições

• ConflitoCircunstância capaz de comprometer independência, lealdade, sigilo ou atuação compatível.
• Parte relacionada à matériaCliente, contraparte, afiliada, beneficiário, testemunha ou outra pessoa relevante para a análise.
• Barreira éticaMedida de segregação de equipe e informação admitida somente quando juridicamente suficiente.
• TerceiroPessoa ou organização externa que forneça serviço, represente, corresponda, processe dados ou tenha acesso a recursos do escritório.
• Aceitação baseada em riscoAnálise proporcional de identidade, propósito, serviço, origem de recursos quando pertinente, reputação, capacidade, dados e acesso.

4. Responsabilidades

• Responsáveis: RE; SM; RI — manter regras, orientar e reportar desvios.
• Instância de deliberação: CS — decidir alterações materiais e exceções relevantes.
• Todos os alcançados — cumprir, registrar, proteger informações e relatar dúvida ou violação.

Siglas: CS = Conselho de Sócios; RE = Responsável Ético-Profissional; RI = Responsável de Integridade; SM = Sócio responsável por cliente ou matéria.

5. Regras operacionais

1. Nenhuma atuação será iniciada antes da identificação mínima, busca de conflito e decisão de aceitação.
2. Partes, afiliadas e escopo serão atualizados quando houver fato novo, alteração societária ou ampliação do mandato.
3. Conflito insanável, incompatibilidade ou risco à independência implicará recusa ou encerramento ordenado.
4. Consentimento será buscado apenas quando a norma admitir e após informação suficiente, sem exposição indevida de segredo alheio.
5. Matérias de maior risco terão diligência ampliada sobre cliente, beneficiário, propósito, estrutura e forma de pagamento. boa prática
6. Qualquer dever de comunicação externa por risco financeiro dependerá de norma vigente confirmada, análise do serviço, sigilo e parecer competente. condicional
7. Barreiras éticas, quando admissíveis, terão equipe, permissões, comunicação e teste documentados.
8. Terceiro será classificado por criticidade, integridade, acesso, dados, subcontratação e continuidade antes da contratação ou liberação de acesso. boa prática
9. Sinal de alerta será confirmada quanto a identidade, fonte, contexto e efeito por pessoa competente, com decisão e mitigação registradas. boa prática

6. Vedações

• Criar matéria fictícia para contornar bloqueio
• Omitir parte relevante
• Usar consentimento genérico
• Compartilhar resultado além da necessidade
• Aceitar instrução ilícita
• Rejeitar por lista sem confirmação
• Contratar ou liberar acesso antes do ponto de controle sem exceção aprovada
• Comunicar externamente por automação

7. Fluxo, pontos de controle e exceções

Fluxos vinculados: POP-001; POP-008; POP-010. A0 pode validar formato, completude e roteamento; decisões com efeito jurídico, profissional, disciplinar, financeiro ou externo seguem a alçada aplicável.

Procedimentos citados: Triagem inicial, conflito e aceitação (POP-001); Abertura e encerramento de matéria (POP-008); Terceiros e correspondentes (POP-010).

A0 = nível de alçada em que a plataforma valida apenas forma, completude e prazo, sem efeito jurídico.

• Urgência processual
• Conflito potencial
• Consentimento
• Barreira ética
• Sinal de alerta
• Terceiro crítico
• Origem ou finalidade atípica
• Encerramento com prazo em curso

8. Registros e evidências

• Cadastro de triagem inicial
• Resultado de conflito
• Dossiê de diligência
• Decisão ética e de risco
• Contrato
• Matriz de acesso
• Recertificação
• Termo de encerramento

9. Indicadores e teste

• Intakes completos antes da abertura
• Terceiros com diligência vigente
• Tempo de decisão
• Rechecagens por mudança
• Sinais de alerta por resultado
• Recusas por categoria
• Falhas de permissão

10. Retenção, revisão e fontes

Retenção: Conforme dever profissional e finalidade de defesa; resultado deve ser minimizado e ter acesso restrito.

Revisão: Anual e por mudança normativa profissional, cadastro, estrutura societária ou fluxo do Astrea.

Fontes oficiais:

• Lei nº 8.906/1994 — Estatuto da AdvocaciaFonte oficial consultada em 2026-08-12.
• Resolução CFOAB nº 02/2015 — Código de Ética e DisciplinaFonte oficial consultada em 2026-08-12.
• Provimento CFOAB nº 112/2006 e alteraçõesFonte oficial consultada em 2026-08-12.
• Decreto nº 11.129/2022Fonte oficial consultada em 2026-08-12.
• Pauta oficial do CFOAB sobre proposta de disciplina de PLD/FTP na advocacia, sem ato final localizado na data de corteFonte oficial consultada em 2026-08-12.
• Lei nº 13.709/2018 — LGPDFonte oficial consultada em 2026-08-12.

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