O Ruediger Advogados Associados adota um Programa de Integridade, Conformidade, Privacidade e Governança Digital. Esta página descreve, de forma objetiva, o que o programa abrange e como ele se organiza.
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O que é o programa
O programa é o conjunto de regras internas, procedimentos e controles que orienta a conduta do escritório e das pessoas que atuam nele. Ele reúne, em uma estrutura única, os deveres profissionais da advocacia, as obrigações legais e regulatórias aplicáveis e os padrões que o escritório impõe a si mesmo.
Seu propósito é prevenir, detectar e corrigir desvios — e sustentar decisões rastreáveis, tomadas por pessoa competente e documentadas. A estrutura descrita aqui é implantada de forma progressiva e proporcional ao porte, ao perfil e aos serviços do escritório.
Princípios
- Legalidade e prevalência do dever profissional. A norma externa vinculante e os deveres da advocacia prevalecem sobre qualquer regra interna. Nenhum documento do programa autoriza conduta contrária à lei ou ao Estatuto da Advocacia.
- Decisão humana. Aplicabilidade de norma, avaliação de conflito, orientação jurídica, conclusão de apuração e medida disciplinar são sempre decididas por pessoa competente. A tecnologia organiza, verifica completude e registra; não decide.
- Sigilo e proteção de dados desde a concepção. O sigilo profissional e a proteção de dados são considerados no desenho de cada processo, sistema e contrato, antes da implantação, e não corrigidos depois.
- Proporcionalidade e segregação de funções. Os controles são calibrados pelo risco real de cada atividade. Quem executa, quem aprova e quem confere são funções distintas sempre que a atividade justificar.
- Rastreabilidade. Decisões relevantes têm responsável identificado, fundamento registrado e evidência preservada. A existência de um documento não é tratada como prova de que o controle funciona.
Como o programa está organizado
O programa se estrutura em níveis encadeados — ato de instituição, políticas temáticas, procedimentos operacionais, formulários e modelos, e registros de evidência —, prevalecendo sempre a fonte externa vinculante sobre o documento interno.
Os documentos são versionados e mantidos em repositório interno controlado, e revisados de forma periódica e a cada evento relevante.
Os temas das políticas
O programa se apoia no Manual do Programa e em doze políticas temáticas. Cada tema abaixo tem página própria, com as diretrizes e o texto integral do documento:
- Código de Ética, Integridade, Sigilo e Conflitos.Independência, lealdade, urbanidade, sigilo, prestação de contas e tratamento de conflitos de interesse nas relações internas, nos mandatos e com contrapartes.
- Anticorrupção e Relações com Agentes Públicos.Prevenção, detecção e resposta a pagamentos impróprios e vantagens indevidas, com disciplina para interações públicas, licitações, fiscalizações, brindes, hospitalidades, doações e patrocínios.
- Aceitação de Clientes, Matérias e Terceiros.Identificação, verificação de conflito e avaliação proporcional de integridade antes de aceitar cliente, matéria, fornecedor ou correspondente.
- Operações Jurídicas e Qualidade Técnica.Padronização da abertura, do planejamento, da execução, da revisão, do protocolo e do encerramento do trabalho jurídico, com supervisão e controle de prazos.
- Privacidade e Proteção de Dados.Governança do ciclo de vida dos dados pessoais, com finalidade, base legal, transparência, segurança, direitos do titular e consideração do sigilo profissional.
- Segurança da Informação.Proteção da confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade das informações e dos serviços, com controles de acesso proporcionais e resposta coordenada.
- Uso Responsável de IA e Tecnologia Jurídica.Uso supervisionado de inteligência artificial e automação, preservando sigilo, proteção de dados, qualidade técnica, explicabilidade e responsabilidade profissional.
- Ambiente de Trabalho Respeitoso.Prevenção de discriminação, assédio e violência, com atenção a fatores psicossociais, confidencialidade e minimização de dados.
- Canal, Investigações, Não Retaliação e Disciplina.Meio seguro para relatos, proteção de quem relata de boa-fé, triagem e investigação imparciais e resposta proporcional.
- Controles Financeiros, Honorários e Valores de Clientes.Legitimidade, documentação, aprovação, registro e conciliação de receitas, despesas, reembolsos e valores de clientes, com segregação proporcional.
- Publicidade Jurídica, Comunicação e Marca.Comunicação informativa, verdadeira e discreta, com aprovação ética prévia e uso controlado da marca, em linha com as regras profissionais de publicidade.
- Continuidade e Resposta a Incidentes.Resposta coordenada a incidentes e continuidade proporcional dos serviços, protegendo pessoas, clientes, dados, prazos, sistemas e evidências.
Governança e responsabilidades
O programa atribui responsabilidades a funções, e não a arranjos informais. A direção do escritório patrocina o programa e decide sobre a instituição de instâncias, alçadas e nomeações. Abaixo dela, o programa distingue:
- A função de integridade, responsável por manter o conjunto normativo, o mapa de obrigações e o monitoramento dos controles;
- O responsável ético-profissional, que decide sobre conflito de interesses, aprovação prévia de comunicação e questões de conduta profissional;
- O encarregado pelo tratamento de dados pessoais, canal do titular e da autoridade nacional;
- As áreas de tecnologia e segurança, controladoria, financeiro e gestão de pessoas, cada uma com controles próprios;
- O sócio responsável por cada cliente ou matéria, que responde pela condução técnica e pela supervisão da equipe.
Indicadores, achados e planos de ação são reportados periodicamente à direção, que delibera sobre prioridades e recursos.
Canal de relatos e não retaliação
O escritório mantém canal para relatos, reclamações, dúvidas e sugestões, disponível em ouvidoria.ruediger.adv.br. O canal é aberto a clientes, colaboradores, fornecedores e ao público, e aceita registro sem identificação.
Cada manifestação recebe protocolo, triagem de risco, responsável designado e acompanhamento da situação. A apuração observa a licitude da prova, o sigilo, o contraditório e a cadeia de custódia, e distingue o que foi comprovado do que permaneceu inconclusivo. Nenhuma conclusão de investigação é produzida por sistema automatizado.
Retaliação contra quem relata de boa-fé é vedada e sujeita quem a pratica a medida disciplinar, independentemente do resultado da apuração.
O canal permite registro sem identificação, mas não é possível prometer anonimato absoluto: o próprio conteúdo de um relato pode revelar sua autoria, e determinadas obrigações legais ou determinações de autoridade podem incidir. Os limites, os cuidados e o tratamento dos dados estão descritos no aviso de privacidade do próprio canal.
Proteção de dados
A privacidade é tratada como parte do programa, e não como tema apartado. Cada tratamento tem finalidade, papel, base legal, dados necessários, controle de acesso, prazo de guarda e destino registrados em nível proporcional ao risco. Novos tratamentos de risco relevante passam por análise prévia e, quando cabível, por avaliação de impacto.
As informações sobre dados pessoais tratados pelo escritório, as bases legais, os direitos do titular e o contato do encarregado estão na Política de Privacidade e Proteção de Dados.
Fornecedores, correspondentes e parceiros
Terceiros que se relacionam com o escritório estão sujeitos ao programa na medida do seu papel e do risco envolvido. Na prática, isso significa:
- Identificação e verificação prévia à contratação, com avaliação de conflito e de integridade proporcional ao serviço;
- Acordo de confidencialidade como pré-requisito para acesso a informação do escritório ou de clientes;
- Instruções escritas para quem trata dados pessoais por conta do escritório, cobrindo segurança, subcontratação, comunicação de incidentes, devolução e descarte;
- Supervisão do trabalho de correspondentes e de ferramentas utilizadas na prestação, com sigilo e acesso proporcionais;
- Vedação a pagamentos impróprios e a vantagens indevidas em qualquer interação, inclusive por intermediário.
Fornecedores e parceiros também podem usar o canal de relatos.
Contato
Dúvidas sobre o programa, sobre uma política específica ou sobre a relação de um fornecedor com o escritório podem ser encaminhadas pelo canal de ouvidoria.
Assuntos de proteção de dados devem ser dirigidos ao encarregado, pelo e-mail felipe@ruediger.adv.br.